Personuppgifter och cookies

Syftet med denna integritetspolicy

Syftet med denna integritetspolicy är att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, hur vi behandlar dina personuppgifter, varför vi behandlar personuppgifter, vilka principer som genomsyrar vår behandling av personuppgifter, hur vi får tillgång till personuppgifter, vilka åtgärder vi vidtar för att skydda personuppgifter, vilka som kan få ta del av dina personuppgifter samt hur du kan tillvarata dina rättigheter.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Här följer några exempel på personuppgifter vi behandlar för att kunna fullgöra våra förpliktelser. De personuppgifter vi behandlar är ofta något av det nedanstående:

• Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
• Bilder och ljudfiler.
• Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
• Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor (”cookies”).
• Personuppgifter som behövs för anställningen eller om du söker en befattning hos oss eller om du vänder dig till oss med en intresseanmälan.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar enbart personuppgifter när vi har laglig grund för behandlingen och när det krävs för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser enligt avtal och/eller lag. Vi behandlar i vissa fall personuppgifter för att kunna ge dig bra service, exempelvis vad gäller felanmälningar, avtal, information, övriga frågor rörande kundservice, marknadskommunikation och uppföljning. Utöver detta kan vi behandla personuppgifter för att utföra kund- och marknadsanalyser. Utöver detta behandlar vi personuppgifter för att kunna fullgöra administration rörande våra befintliga och framtida hyresgäster.

Vi är ansvariga för att dina personuppgifter behandlas på rätt sätt

Örebroporten är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi behandlar, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Våra principer för behandling av personuppgifter

Här följer de principer vi har och som vi följer vid behandlingen av dina personuppgifter:

• Vi behandlar dina personuppgifter med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av de rättsregler som följer av Dataskyddsförordningen och annan gällande dataskyddslagstiftning.
• Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund.
• Vi behandlar dina personuppgifter på ett lagligt, korrekt och öppet sätt.
• Vi samlar in personuppgifter för uttryckligt angivna och berättigade ändamål.
• De personuppgifter vi behandlar är adekvata, relevanta, korrekta, nödvändigt uppdaterade.
• Vi behandlar inte personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för ändamålet.
• Vi säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse, med användning av lämpliga tekniska eller organisatoriska åtgärder.
• Vi utnyttjar inte avsiktligt information från barn eller minderåriga och bedriver ingen marknadsföring riktad mot barn eller minderåriga.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Utöver de uppgifter som du själv lämnar till oss kan vi samla in personuppgifter från någon annan, en tredje part. Vänligen kontakta oss för mer specifik information om vilka personuppgifter som vi samlar in från en tredje part.

Här följer några exempel på hur vi samlar in personuppgifter:

• Du tillhandahåller personuppgifter direkt till oss.
• Vi registrerar personuppgifter när du besöker vår hemsida, exempelvis vid felanmälan.
• Du lämnar personuppgifter till oss när du svarar på enkäter och undersökningar.
• Du lämnar personuppgifter till oss när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.
• Personuppgifter registreras när du väljer att följa oss eller kommentera på våra sociala medier

Dina personuppgifter behandlas på ett tryggt sätt

Örebroporten arbetar ständigt med att vidta sådana lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

I vår organisation har vi rutiner för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare och andra personer inom organisationen som behöver dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Vi strävar vi alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna i fall där det finns möjlighet till valfrihet.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi skapat särskilda behörighetskontroller som gör att endast ett begränsat antal medarbetare har tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär ett högre skydd för dig och dina rättigheter. Våra IT-system har din integritet i fokus och skyddar mot intrång, förstöring samt andra händelser som kan innebära en risk för din integritet och dina personuppgifter.

När vi lämnar ut dina personuppgifter till tredje part

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till leverantörer och samarbetspartners som vi samarbetar med och som utför tjänster för vår räkning. Dessa företag är så kallade personuppgiftsbiträden för oss, vilket innebär att de behandlar information för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi upprättar alltid personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden, i vilka våra personuppgiftsbiträden garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav. När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål förenliga med ändamålet för insamlingen.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till andra parter än till våra personuppgiftsbiträden, om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part.

Om personuppgifter lämnas ut till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att en sådan överföring är laglig och att våra säkerhetskrav följs vid behandlingen. Vi lämnar inte ut personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

Offentlighet och sekretess

Örebroporten är ett helägt kommunalt aktiebolag och ägs av Örebro kommun. Därför omfattas Örebroporten av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla personuppgifter som du lämnar till oss eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel är offentliga. Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut personuppgifter om någon begär att ta del av handlingar där uppgifterna finns. Undantaget är om
personuppgifterna eller handlingen omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Dina rättigheter

Du har omfattande rättigheter vad gäller hur vi behandlar dina personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning. I det följande går vi igenom dessa rättigheter.

• • Rätt till radering
    Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in. Vi kan dock behöva spara dem för att uppfylla skyldigheter i lag.

• • Rätt till begränsning
    Du har rätt att begränsa vår behandling av dina personuppgifter.

• • Rätt till rättelse
    Vi strävar alltid efter att alla personuppgifter vi behandlar ska vara korrekta. Du kan begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga uppgifter.

• • Rätt till tillgång
    Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om just du vill veta vilka uppgifter vi behandlar om dig kan du begära att få tillgång till dem. Om vi mottar en sådan begäran från dig kan vi komma att begära kompletterande uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

• Rätt till dataportabilitet
  Du kan begära att vi lämnar ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan part eller leverantör. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra förpliktelser enligt lag eller avtal samt så länge det krävs enligt fastställd gallringsplan.

Synpunkter eller frågor

Om du har några frågor gällande denna integritetspolicy eller anser att vi på något sätt brustit i vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Kontaktuppgifter till Örebroporten Fastigheter AB
Verkställande direktör Jeanette Berggren
Tfn: 019-676 22 30
E-post: info@orebroporten.se
Adress: Örebroporten Fastigheter AB, Box 33520, 701 35 Örebro

HR-ansvarig Carina Olsson
Tfn: 019-760 51 23
E-post: info@orebroporten.se
Adress: Örebroporten Fastigheter AB, Box 33520, 701 35 Örebro

Förändringar av integritetspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy vid behov. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats.

Se hela vår Dataskyddspolicy (PDF) – klicka här!